Gestão do Tempo Pessoal: REUNIÕES (parte II de II)

PONTUALIDADE

É para mim, mais do que uma dica num post sobre Reuniões. A Pontualidade é um ponto de honra, uma questão de respeito pelo outro (seja ele quem for)!
Numa reunião e em tantas outras ocasiões “se chegas em cima da hora, já estás atrasado”.
E porquê? Porque ninguém chega, senta e ouve. Existe todo um cerimonial de cumprimentar, perguntar pelos filhos que já estão enormes, e quantas mais as pessoas na reunião, pior! Todos devem assumir que se a reunião está marcada para as 10h, a hora de chegada é 20 minutos antes, para cumprimentar, ver se há água ou tem de ir buscar, etc., etc., e às 10h estarem todos sentados, atentos e o orador começar a reunião.
O mesmo para a hora de terminar. Acabar uma reunião à hora, é uma questão de respeito pelos presentes. Toda a gente tem vida própria, e pode perfeitamente ter marcado coisas e organizado a sua vida a contar com a hora indicada.
Tenho por experiência própria que quando as reuniões começam a “descambar” no horário da agenda, mesmo que ainda falte 1 hora para terminar, já existem pessoas que começam a pensar no trânsito que vão apanhar, no atraso para jantar que vão ter de explicar e o nervosismo faz com que deixem de ouvir e passem inconscientemente a fazer pior ainda, a distrair os outros presentes. Acreditem, eu já vi e vivi este filme!

FOCO

A agenda entregue a cada um, conforme indicado anteriormente vai ajudar a todos manterem presente os temas a tratar, contudo cada um dos presentes tem sentimentos, opiniões e emoções que cabe ao facilitador da reunião controlar o melhor possível.
Repetições: é inevitável que (especialmente em grupos grandes) que cada um queira dar o seu contributo, e dizer o que pensa sobre o tema. O problema é que resulta em 5 ou 10 pessoas a repetirem o mesmo, sem realmente acrescentar valor ao assunto.

Emoções: É normal que quando algo correu mal, quer seja resultados que não foram cumpridos (ou diferenças entre vizinhos, em caso de condomínio) os presentes tendem a ficar emotivos e repetirem vezes sem conta o mesmo assunto. Imaginando uma questão empresarial, cabe ao facilitador estar atento e antecipar tratando das “emoções” resolvendo ou só pondo “água na fervura” antes de chegar à reunião.
Também nestes casos a presença de açúcar ajuda bastante!

Postura: Foi interessante ler que reuniões de 30 minutos ou menos devem ser tidas de pé, para garantir que todos estão na máxima atenção. Para qualquer tipo de reunião é imprescindível que todos tenham o pc fechado, o telemóvel em silêncio e com o ecrã virado para baixo, e se mantenham sentados com as costas direitas.

PLANO DE AÇÃO

Se cada reunião tem um propósito, pede-se que resulte dela um plano de acção, que a acontecer deve responder a 3 questões de forma muito clara:

O quê? que tem de ser feito!
Quem?  será responsável por fazer e apresentar mais tarde!
Quando? Data para apresentar resultados ou acções.

Documentar a reunião – Caso seja necessário, como por exemplo acontece nas reuniões de condomínio é feita uma Ata com a descrição do que foi tratado e decidido. Este documento nem sempre se justifica, mas se se entender por bem, também deverá ser partilhado com todos os presentes.

Boas reuniões, Bom trabalho,
e Vivam a Cores

Mariana Mendes